Para emitir un nuevo documento tributario, elegimos en el menú la opción Facturación -> Emitir documento tributario:
Esto nos abrirá una ventana donde ingresamos los datos del documento, primero seleccionamos el tipo de documento a emitir (no necesariamente un documento tributario electrónico, en esa ventana también se pueden ingresar datos de documentos en papel que hemos emitido, para llevar el registro de estos, y para poder generar los libros de compra y venta).
Luego notamos que el número de folio del documento por defecto está en automático, es decir que será el número correlativo al último documento generado en Facto, si es primera vez que emitimos un documento en Facto, pero hemos emitido documentos previamente en otro software o en el sistema MiPyme del SII, debemos haber ingresado antes los números de nuestros últimos folios emitidos en la opción Administración -> Tipos de documento. De todas formas si desactivamos la casilla de folio automático, podemos ingresar manualmente el número de folio a utilizar.
Después de esto ingresamos fecha de emisión, centro de costo (por si hemos organizado varios centros de costo en el sistema, para efectos de contabilidad) y las condiciones de pago del documento
Seleccionamos el tipo de documento a emitir, el número de folio por defecto está en automático, pero al quitar el check del cuadro podremos escribir el número (el siguiente documento utilizara el folio automático a base del último número de folio escrito de forma manual). Revisamos la fecha de emisión, el centro de costo y las condiciones de pago del documento en caso de ser necesario (con "Otras opciones de cobro" podemos ingresar manualmente las fechas).
Luego ingresamos el RUT del cliente, si el cliente estuviera registrado previamente en el sistema, los demás datos se llenarán automáticamente, de no ser así, tendrá que completar manualmente los datos, y esto guardará de forma automática al cliente para ser usado en documentos futuros, un detalle importante es que el giro no debe tener abreviaturas (por ejemplo lo correcto es que diga "artículos de oficina" y no "art. de oficina").
Una vez ingresados los datos presionamos el botón "Crear documento y continuar", con ello se creará el documento como borrador y pasaremos ala ventana de detalle del documento, en esta ventana en la parte inferior aparece el cuadro de detalle, y los artículos que deseemos agregar lo haremos con el botón "Agregar":
Al presionar el botón, nos aparecerá esta ventana para agregar detalle:
En esta ventana podemos indicar si el ítem esta afecto a IVA (por defecto esta la opción sí) y debemos indicar la cantidad del productom si el producto estuviera registrado en bodega, podemos presionar el botón "Buscar" en el campo Mercadería, para buscarlo dentro de nuestros productos, al hacer esto por defecto se llenará el campo Concepto con el nombre del producto y el campo "Precio unitario", con el precio que hayamos definido previamente.
Si esta línea del detalle no corresponde a un artículo registrado, tendremos que rellenar el concepto y el precio unitario. Además es posible colocar un descuento o un recargo a los ítems que seleccionemos desde esta ventana.
Para finalizar presionamos el botón "Agregar", con esto volveremos a la pantalla de detalle. Para agregar más items al documento, repetimos el procedimiento anterior, hasta haber completado todo lo que queríamos ingresar, con los botones "Editar" y "Eliminar" podemos editar el detalle de esa fila o eliminar el artículo del documento. Después de esto podemos agregar descuentos o recargos globales al documento (es decir a todos los artículos incluídos) y con ello habremos finalizado de editar el documento.
Finalmente, para terminar, presionamos el botón "Emitir documento", con ello el documento pasará de ser un borrador, a estar emitido:
Nos aparecerá una ventana la cual nos indica que el documento se generará y no se podrá volver a modificar, si estamos seguros presionamos el botón "Emitir documento", de lo contrario en "Volver" , para continuar modificando el documento. En caso de que sea un documento tributario electrónico, como una factura electrónica nos preguntará que certificado digital utilizaremos para enviarlo al S.I.I., y nos aparecerá la opción de enviarlo al S.I.I., o de emitir el documento sin enviarlo.
Al momento de enviarse el documento parecerá un aviso el cual indica que el documento se está generando y enviando al S.I.I., es importante no cerrar la ventana en que se está trabajando mientras esto ocurre.
En caso que el envío sea correcto el documento quedará cerrado y ya no podrá editarse. Si existe algún problema en el envío, el S.I.I. le informará del problema por email, de manera que pueda corregirlo y volver a enviarlo.
En nuestro portal de ayuda, puede revisar algunos de los errores frecuentes en el envío de documentos: http://ayuda.facto.cl/support/solutions/articles/8000049568-lista-de-problemas-frecuentes-en-env%C3%ADo-de-documentos-tributarios-electr%C3%B3nicos-al-sii