Cuando se recibe una factura electrónica u otro DTE, a su casilla de intercambio debería llegar un correo que contiene el sobre DTE, que es un archivo en formato XML, con la información del DTE recibido. Tanto para cargar los datos del DTE en Facto, como para generar la respuesta comercial a este documento, se debe acceder a la opción Facturación -> Recibir DTE:
Esto nos abrirá una ventana donde tenemos las opciones de cargar a Facto y generar la respuesta comercial, donde en el campo "XML a cargar", debe presionar el botón "Seleccionar archivo" y buscar en su computador donde descargó el sobre DTE que desea cargar, luego si tiene marcada la opción "Cargar a Facto" y presiona el botón "Cargar documentos a Facto", con ello se cargará el DTE en el sistema, como documento recibido, si el documento contiene artículos que posteriormente deseamos agregar a la mercadería, debemos desactivar la opción de "Cerrar documento":
Por otro lado, si debe generar la respuesta comercial a dicho documento, debe tener seleccionada la opción "Generar respuesta", con lo que se mostrarán las opciones para elegir el tipo de respuesta que desea generar y la de elegir el certificado digital que usará para firmar la respuesta:
Dentro de las respuestas que es posible generar tenemos:
- Acuse recibo: Hemos recibido el documento correctamente, pero todavía no revisamos su contenido.
- Recepción de mercadería/servicios (Ley 19.983): Se han recibido las mercaderías o servicios detallados en el documento y por tanto el documento ahora cumple con lo indicado en la ley 19.983 respecto a cobranza y mérito ejecutivo.
- Respuesta comercial Aprobación/Rechazo: Se acepta conforme la mercadería o servicio.
Para finalizar, una vez correctamente cargado el sobre, se crearán los diferentes documentos en Facto, los cuales debemos revisar y validar, siguiendo los pasos a continuación:
- Buscamos los nuevos documentos usando la opción Facturación -> Buscar documentos tributarios.
- Revisamos que el detalle registrado corresponda con lo que nos indica la representación impresa (el PDF de la factura). Es importante validar los detalles, los montos totales, descuentos, etc. e Ingresamos o modificamos cualquier dato faltante.
- Asociamos bodega a los detalles usando el botón "Modificar". Esto nos permitirá que el stock aumente de forma automática en base a las compras realizadas.
- Finalmente presionamos el botón "Recepcionar documento" en la parte inferior y cerramos el documento